• в процессе совещания укрепляется творческое содружество деловых людей, происходит включение интересов отдельных работников в единую систему коллективных задач и повышается деловая квалификация его участников. Опубликовано06.10.202130.03.2023. Если не уделить организации деловой встречи достаточно времени и внимания, то совещание превратится из полезного инструмента менеджмента в шумный и неорганизованный восточный базар. Но независимо от специфики мероприятия основная цель выступления руководителя – направить, мотивировать и вдохновить. У руководителя могут быть и дополнительные цели. Установление места и времени встречи для деловой беседы происходит по-разному, в зависимости от установок (позиций) участников.
Цель публичного выступления или как подготовиться к презентации
Если члены команды принимают в совещаниях неодинаковое участие, координатор должен структурировать обсуждение так, чтобы в нем были задействованы все. Элементарные правила вежливости. Каждый участник, независимо от занимаемой должности, должен соблюдать элементарные правила вежливости при общении. Внимательно слушайте остальных, не перебивайте, не говорите одновременно с другими, проявляйте уважение к коллегам. Курение и перерывы. Заранее решите, когда сотрудникам можно и когда нельзя делать перерывы, выходить курить, звонить по телефону и т. Другие правила. Решите, какие еще правила необходимо установить в отношении совещаний. Рекомендуется разработать правила проведения совещаний на первой же встрече и представить их в наглядной форме.
Составьте план действий Любое совещание должно заканчиваться составлением плана дальнейших действий. Выполнение каждого пункта следует поручить определенному сотруднику и назначить срок исполнения. Составьте повестку дня для следующего совещания В конце каждого совещания определяйте цели следующей встречи и составляйте «черновой» вариант повестки дня. Это займет всего несколько минут и позволит сэкономить значительное количество времени при подготовке следующего совещания.
Нежелательны при оперативных совещаниях затянутость, обсуждение второстепенных вопросов. Инструктивный тип совещания Инструктивное совещание — это информационный формат делового собрания. Его ключевая цель — ознакомление сотрудников с изменениями, новой документацией, проведение инструктажа.
Дискуссии, обмен мнениями на инструктивном собрании отсутствуют. Такие совещания носят исключительно ознакомительный формат. Иногда на инструктивных собраниях определяется срок выполнения конкретных задач, назначаются ответственные лица. Примеры инструктивных совещаний: инструктаж, ознакомление с распоряжением, информирование о меняющихся условиях труда. Ошибки на таких собраниях маловероятны, но чаще от них можно отказаться вовсе, сделав рассылку необходимой документации по отделам. Проблемный тип совещания Совещание проблемного типа часто проходит в формате дискуссий. Продолжительность такого собрания составляет около двух часов.
В начале мероприятия актуализируется проблема, ставятся задачи, выслушиваются доклады подчиненных, происходит коллективное обсуждение. Конструктивный результат проблемного собрания — принятие оптимального решения. На таком совещании управленцу отводится роль председателя, координирующего его ход. Продуктивность собрания зависит от профессионализма, креативности подчиненных. Обычно решения, принятые на проблемном совещании, затрагивают все направления деятельности предприятия. Распространенные ошибки при проведении таких мероприятий: формальность, присутствие подчиненных только из одной отрасли, малая продолжительность. Стратегический тип совещания Стратегические совещания — новый тип собраний с подчиненными, который внедряется на современных предприятиях.
Цель таких встреч — обсуждение стратегии компании, работа над бизнес-процессами. На стратегическом мероприятии актуализируются вопросы мотивации, развития, внедрения новых идей, происходит обмен опытом. Такие совещания позволяют компании избежать кризисных ситуаций, вовремя внедрять инновационные решения. Ключевая ошибка при проведении стратегических собраний — обсуждение рутинных задач, отсутствие учета актуальной экономической ситуации. Примеры тем стратегических совещаний: «Разработка антикризисных решений», «Разработка методов нематериальной мотивации». Такие мероприятия длятся достаточно долго. Обычно они не ограничиваются одной встречей.
Средняя продолжительность подобного совещания составляет 1—2 часа. Итоговый тип совещания Отчетные совещания за квартал или год проводятся на каждом современном предприятии. Их цель — подведение итогов работы за определенный период, постановка новых задач и формирование планов работы. Такие совещания проводит руководитель высшего звена. Среди присутствующих должны быть заместители директора, начальники отделов. Каждый приглашенный подготавливает отчетную документацию, выступление, презентацию. Ключевой ошибкой управленца на таком совещании будет отсутствие заданного вектора для будущего развития — ожидаемого плана работ на следующий период.
Итоговые совещания продолжительны по времени. На больших предприятиях отчетность всех подразделений обычно занимает не менее недели. На деловых совещаниях большое значение имеют статус и позиция работника в сравнении с другими участниками. Это влияет на его продуктивность, самооценку. Рекомендуем проводить итоговые совещания с сотрудниками, которые занимают должности одного уровня. Собрание с подчиненными: ключевые цели и задачи Ключевая цель делового совещания — разработка эффективных решений возникающих проблем. Собрание с подчиненными предоставляет возможность руководству отдавать приказы, не используя средства связи и электронную почту.
Полезны такие мероприятия и для подчиненных. В процессе деловой беседы появляется возможность актуализировать проблему, поделиться с руководством своими идеями. Нельзя недооценивать важность деловых совещаний. Можно выделить несколько задач, которые решают производственные совещания: поддержка стратегии предприятия, ее формирование, донесение установленных правил до подчиненных; интеграция действий всех подразделений компании в соответствии с принятой политикой; определение новых задач; выработка оптимальных решений по возникшим проблемам; оценка эффективности проведенных мероприятий. Собрание с подчиненными: организация и проведение Стихийные собрания с подчиненными — ошибка новоиспеченных управленцев. Без четкого плана такое мероприятие превратится в обычные переговоры с коллегами, напрасную потерю времени. Помните, что деловое совещание является рабочим проектом.
Оно должно иметь четкие цели, план, регламент, ограничения по времени. Подготовка к деловому совещанию Совещание не должно быть формальным мероприятием в компании. Учет следующих рекомендаций к подготовке к деловому собранию повысит его эффективность: Определите цели и желаемые результаты совещания. Если цель расплывчата, с высокой вероятностью собрание не будет эффективным для организатора и участников. Разработайте план и повестку дня. Беседа не должна быть рутинной. Рассматривайте вопросы, которые вызовут оживленные дискуссии.
Ознакомьте участников с фактами. Не тратьте время на теорию в процессе совещания. Проинформируйте участников заранее об обсуждаемых показателях. Озадачьте помощника составлением информационной справки и ее рассылкой каждому члену коллектива. Не приглашайте лишних участников. Оптимальное количество подчиненных, присутствующих на деловом собрании, — до девяти человек. Такая численность обеспечивает максимальную вовлеченность сотрудников и активное участие каждого из них во время беседы.
При большем количестве присутствующих высоки шансы, что участвовать в беседе будет руководитель и несколько активистов. Остальные займут роли слушателей. Место проведения совещания зависит от его целей. Не всегда кабинет директора или конференц-зал — это лучший вариант для организации делового собрания. При обсуждении производственных вопросов допускается проводить совещание в цехах, у информационного стенда. В обычных условиях важно позаботиться о комфорте. Удобные стулья, оптимальный температурный режим поспособствуют тому, что участники беседы будут оставаться активными на протяжении всего обсуждения.
Обзвоните всех приглашённых за неделю до встречи, чтобы напомнить им о времени встречи, её месте и дате. На собрание следует приглашать только людей, непосредственно занимающихся тем вопросом, которому посвящено собрание, и любых необходимых экспертов. Но число приглашённых должно быть разумным. Предварительно распределите повестку дня, предусмотрев несколько лишних экземпляров повестки собрания для тех, кто забыл свои записи. Готовьте все относящиеся к делу материалы, которые будут обсуждаться и изучаться. Организаторы собраний не обязаны ждать, пока все участники соберутся — это было бы неучтивостью по отношению к тем, кто соблюдает профессиональную этику, приходя вовремя.
Чтобы собрание прошло «гладко», используйте следующие рекомендации: — Всегда представляйте тех, кто незнаком друг с другом. Если она идёт продолжительное время, надо сделать перерыв, чтобы приглашённые могли позвонить по телефону. Он — главное лицо, и от его характера и способностей зависит ход собрания. Умело прерывайте всякого, кто провоцирует ссоры, пытается обсуждать вопросы, которых нет в повестке дня. Поведение участников собрания определяет его продуктивность. Прежде всего, им следует приходить подготовленными и вовремя.
Первое означает, что необходимо ознакомиться с повесткой дня, захватить с собой нужные материалы, обдумать вопросы, которые всем хотелось бы обсудить. Этикет поведения во время проведения собраний. Представьтесь другим участникам. Если вы из другой фирмы, сообщите об этом.
Никакие инициативы снизу, по частным улучшениям и устранениям отдельных недостатков, не могут дать системного результата, если в этом не заинтересован и не участвует руководитель. Именно руководители являются главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний, а не секретари, помощники, модераторы и технические специалисты, которым при всем уважении к этим профессиям , иногда полностью перепоручается задача совершенствования совещательных процессов. Секретари и помощники только выиграют, если, будут активно содействовать усилиям шефа по переходу к новым технологиям совещаний.
Рядовые участники, вдохновленные примером руководителя, будут активными сторонниками введения новых технологий, поскольку успех этих мероприятий возможен только при дружной совместной работе всех действующих лиц, а также и потому, что многим из рядовых со временем суждено самим руководить совещаниями. С практической точки зрения, при этом участники также хотели бы сэкономить свое рабочее время, часто бездарно растрачиваемое на заседаниях, что создает дополнительный стимул для поддержки программ совершенствования совещаний. Вопросы повестки дня совещаний На основе анализа большого числа доступных нам повесток дня и протоколов совещаний, проведенных в разное время, в различных компаниях и предприятиях, если абстрагироваться от конкретных формулировок, мы установили наличие определенного множества порядка 20 общих вопросов и задач. Эти управленческие задачи носят инфраструктурный характер и в той или иной степени свойственны большинству предприятий, компаний и организаций, независимо от форм собственности и отраслевой привязки. Частично этот список приводится ниже и может служить в качестве источника вопросов для повестки дня совещаний: Постановка целей, планирование и контроль работ, Продвижение продуктов и услуг компании, Распределение обязанностей между сотрудниками, Взаимодействие компании с внешним окружением, Обеспечение единого источника правды о состоянии дел, Обмен опытом, обучение, накопление и использование знаний, Вопросы кадров и мотивации персонала ……………………………… Взаимосвязь между процессами планирования и совещаний Есть точка зрения, что в случае хорошо поставленной системы планирования, необходимость в совещаниях, отпадает, все и так знают, кому, когда и что надо делать. Так ли это? Это не так.
Особенности проведения деловых совещаний.
Чтобы совещание было результативным, каждый присутствующий должен активно в нем участвовать. Чтобы сделать совещания в своей организации результативными, отнеситесь к ним как к бизнес-процессам: разработайте правила их проведения и следуйте этим правилам. В статье рассмотрен порядок проведения деловых совещаний. Проводится анализ преимуществ и недостатков совещаний, даются рекомендации по проведению совещаний. Подготовка совещаний состоит из нескольких этапов. Этап 1. Четко сформированная повестка дня. После того как была определена основная цель совещания, прописывается повестка дня. Совещание – это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам.
Организация проведения деловых совещаний и переговоров
- Цели совещания определяют его тип
- Правила проведения совещаний: превращаем ненавистные планерки в эффективные встречи
- Для покупателей
- Типы собеседников
- Для покупателей
Организация проведения деловых совещаний и переговоров
Что такое деловые коммуникации, какие формы и виды существуют и чем они различаются. Рассказываем об особенностях и правилах коммуникации и даём советы. Стили проведения деловых совещаний. Менеджер и заседания: практические советы и рекомендации. В то же время их использование и конкретное проявление в деловой беседе и на деловом совещании имеет свои особенности. Приветственная речь руководителя на корпоративной вечеринке в честь дня рождения фирмы. 1. Цель выступления – воодушевить сотрудников, сформировать гордость за компанию и ее успехи, показать перспективы развития. 2. Аудитория. 5. Совместная работа: Стимуляция совместной работы коллег, создание единой позиции и достижение общих целей. Цель выступления на деловом совещании может быть исполнена в зависимости от конкретной ситуации и нужд участников совещания.
Раскрытие понятия "деловое совещание"
Используйте инфостиль и не усложняйте подачу информации. Выделите важную информацию курсивом или цветом, чтобы участники могли быстро сориентироваться в материале. Презентация поможет иллюстрировать информацию. Ее стоит подготовить в едином стиле с документацией. Выбор помещения Помещение должно вместить в себя всех приглашенных участников. Проветрите его перед встречей. Если есть возможность, включите сплит-систему. Заранее подготовьте рабочее пространство, места для сотрудников. Проверьте, хватает ли на всех стульев. У каждого слушателя должны быть ручки и листы бумаги, чтобы записывать важную информацию. В свободном доступе должна быть питьевая вода.
Если в кабинете есть маркерные доски, позаботьтесь о наличии маркеров нескольких цветов и ластика. Убедитесь, что все маркеры пишут. Проверьте состояние необходимой техники. Для организации выездного совещания может понадобиться дополнительное оборудование. Соблюдение этих правил при организации поможет создать комфортные условия для участников совещания или заседания, повысить их вовлеченность в процессе работы. Продумайте не только структуру и план, но и обоснование встречи. На совещании обсуждается конкретная проблема. Не стоит тратить время на задачи, которые можно решить в отдельном порядке. Чем больше участников присутствует на совещании — тем ниже его эффективная деятельность. Каждый должен иметь возможность высказать свое мнение и предложить свое решение проблемы.
Структура организационной речи Информация о целях, общем содержании и ожидаемых результатах организуемой деятельности. Мотивация коллектива почему следует осуществить эту деятельность? Предложение состава участников. Информация об этапах и структуре деятельности, конкретных мероприятиях. Распределение поручений и назначение ответственных. Определение сроков исполнения поручений. Благодарность участникам за готовность участвовать в деятельности.
Руководитель, организатор деятельности, произнося речь, решает следующие задачи: обеспечивает полноту, достоверность, надёжность передаваемой информации; предъявляет исполнителям чёткие требования; мотивирует коллектив, пробуждает интерес к работе; заботится об «обратной связи», то есть о том, чтобы коллектив выражал собственное мнение относительно организации деятельности; поддерживает чувство достоинства у исполнителей, веру в силу единства команды; сосредоточивает внимание исполнителей на решении задачи. Чтобы преуспеть в произнесении организационной речи, вы должны уметь: открыто демонстрировать свои намерения, связанные с организацией коллектива на работу; проявлять доброжелательность в общении; распределять обязанности, использовать все умения и навыки подчинённых, стимулировать их саморазвитие; проявлять компетентность в обсуждаемом вопросе; убедительно излагать свои мысли. Выступление на митинге Речь на митинге имеет цель открыто заявить своё мнение в поддержке или опровержении какой-то идеи, одобрение или порицание решения, события, а также сплотить присутствующих вокруг идеи. Митинговая речь отличается тем, что выступающие представляют не столько себя лично, сколько ту общественную или политическую силу, представителями которой они являются.
Затем секретарь совещания должен подготовить корректный и исчерпывающий протокол совещания и разослать его участникам. Что делает совещание неэффективным 1. Неясные или ложные цели.
Цели и результаты, ожидаемые от совещания, должны быть ясны всем с самого начала. Каждый участник должен знать, зачем он здесь, какие вопросы будут обсуждаться, чего участники попытаются достичь в ходе обсуждения, а не пытаться определить это на совещании и по ходу подстроиться. Неподготовленность совещания, отсутствие повестки дня и материалов совещания. Неподготовленность участников. Минимальная подготовка - прочесть повестку дня и материалы к совещанию, подготовить документы по вопросам, представляющим интерес, записать комментарии, идеи, предложения, возникшие вопросы. Отсутствие или несоблюдение регламента. Совещание должно нач наться и заканчиваться в установленное в повестке или согласованное в начале совещания время.
Очень часто отношение к совещанию формирует руководитель организации. Он задерживается - все его ждут. Проходит немного времени и уже по его примеру сами менеджеры начинают собираться минут на 15-20 позже назначенного срока. Как правило, в соответствии со своим статусом и властными полномочиями последними приходят высшие руководители организации. Наблюдая за пунктуальностью руководителей, можно установить, что в такой организации важнее - вопросы статуса или бизнеса. Парадокс в том, что в первую очередь руководитель обязан строго выполнять нормы и правила, которые он утвердил в организации и хотел, чтобы их соблюдал весь персонал. Избыточное число участников.
Отсутствие протокола. Ведение формального протокола не всегда обязательно, но необходимо фиксирование принимаемых решений, сроков, ответственности, отчетности, контроля. Любое совещание должно завершаться выработкой согласованных мер, способствующих продвижению дел в организации. Слабое руководство. Это является следствием отсутствия системы в подготовке и проведении совещания, излишней централизации при принятии решений, превращающей низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающей их инициативы, отсутствия конкретности в принятых решениях. Хорошее руководство совещанием требует приложения усилий, такта, понимания, объективности и дисциплины. Отсутствие контроля за исполнением решений.
Каждое совещание должно начинаться с рассмотрения протокола или записей решений предыдущего совещания, чтобы проверить выполнение согласованных мероприятий. Проверка может быть проведена перед совещанием и соответствующим образом зафиксирована. В противном случае строгость решений будет компенсироваться необязательностью их исполнения. Если совещание объединяет в себе признаки совещаний различных типов, могут возникнуть проблемы. Например, инструктивное совещание требует совершенно иной атмосферы или подхода, чем консультационное или проблемное совещание. Запоминание длинного ряда указаний. Даже люди с хорошей памятью могут точно запомнить не более пяти пунктов.
Все остальные указания смешиваются. Поэтому при большом числе указаний целесообразно вести записи в ежедневнике или рабочей тетради. Критические слова. Это слова, которые воздействуют на психику человека, задевая его "больные струны", вызывая возмущение, потерю равновесия, неосознанное желание протестовать, скандалить. Не следует создавать стрессовые ситуации, особенно в случае, если менеджер пришел на совещание "на взводе", это неразумно и неэффективно. На совещаниях менеджеры часто подвергаются стрессу именно из-за неправильного общения и межличностных конфликтов с коллегами. Улаживание конфликтов В групповой деятельности вряд ли возможно избежать конфликтов.
Далеко не все конфликтные ситуации могут быть разрешены на совещании, но все их можно уладить. Составляющими конфликтных ситуаций могут быть вопрос предмет спора или личные взаимоотношения между участниками конфликта. В работах [1, 4-6] приводится множество способов разрешения конкретных конфликтных ситуаций. Поскольку групповая работа предполагает некий компромисс, то председателю важно заранее определиться со своими приоритетами: что является наиболее важным, а в чем можно пойти на уступки. Для руководителя совещания при возникновении конфликтной ситуации важен фактор времени, а знание особенностей психологических типов конфликтующих может оказать решающее влияние на сроки ее разрешения. Экстраверты обычно предпочитают обсудить проблему тотчас и будут стремиться к этому, а интроверты - на время отстраниться от нее и обдумать [7]. Следует спокойно обратить внимание экстравертов, как наиболее активной стороны, на то, что их стремления идут вразрез с целью совещания и переключить их внимание на следующий вопрос повестки дня.
Возможны следующие меры, если конфликт не удалось погасить сразу: призвать к сохранению тишины, подождать, пока все умолкнут; попросить разбушевавшегося участника прекратить выступление и даже покинуть совещание; объявить перерыв или перенести совещание; закрыть совещание. Председатель, имеющий чувство юмора, может разрядить обстановку шуткой, но это уже искусство.
Разработайте план и повестку дня. Беседа не должна быть рутинной.
Рассматривайте вопросы, которые вызовут оживленные дискуссии. Ознакомьте участников с фактами. Не тратьте время на теорию в процессе совещания. Проинформируйте участников заранее об обсуждаемых показателях.
Озадачьте помощника составлением информационной справки и ее рассылкой каждому члену коллектива. Не приглашайте лишних участников. Оптимальное количество подчиненных, присутствующих на деловом собрании, — до девяти человек. Такая численность обеспечивает максимальную вовлеченность сотрудников и активное участие каждого из них во время беседы.
При большем количестве присутствующих высоки шансы, что участвовать в беседе будет руководитель и несколько активистов. Остальные займут роли слушателей. Место проведения совещания зависит от его целей. Не всегда кабинет директора или конференц-зал — это лучший вариант для организации делового собрания.
При обсуждении производственных вопросов допускается проводить совещание в цехах, у информационного стенда. В обычных условиях важно позаботиться о комфорте. Удобные стулья, оптимальный температурный режим поспособствуют тому, что участники беседы будут оставаться активными на протяжении всего обсуждения. План делового совещания Отсутствие плана собрания с подчиненными сделает его бесструктурным.
Управленец будет перескакивать с одной мысли на другую, а часть важных проблем так и не будет донесена до работников. Составленный план позволит избежать неловких ситуаций в виде молчания, обсуждения посторонних вещей. План определяет повестку дня, ответственных лиц. В него вносятся актуальные проблемы и задачи.
Наиболее предпочтительный формат перечисления — от более важных к менее существенным. План делового совещания составляется самим управленцем либо его помощником. Делегировать такую обязанность стоит только в том случае, если топ-менеджер уверен в высоком профессионализме работника. Примерный план делового совещания с подчиненными: Приветственная речь.
Подведение итогов результативности работы за определенный период сутки, неделю, месяц. Актуализация новой проблемы. Рассказ о важности ее своевременного решения. Мозговой штурм.
Голосование за определенный вариант либо единогласное решение руководителя. Определение ответственных лиц и сроков для решения проблемы. Возвращение к рабочему процессу. Подготовительный этап к совещанию обязательно включает информированность управленца о проблеме, ресурсах предприятия.
Не тратьте личное время на сбор данных, лучшее решение — справка, подготовленная личным помощником. Проведение совещания Деловое собрание, как и другие мероприятия, имеет свою структуру — начало, основную и завершающую части. Не пренебрегайте пунктуальностью — проводите совещание в запланированное время. На личном примере демонстрируйте сотрудникам уважение, обязательность.
В процессе собрания руководствуйтесь следующими правилами: Огласите план, повестку мероприятия. После этого не уклоняйтесь от заданного курса и не позволяйте приглашенным сменить фокус внимания на решение других задач. Уделите внимание вопросам прошлого совещания. Попросите у ответственных отчеты о решении проблем, озвученных на прошлом собрании.
Это позволит постоянно контролировать положение дел в компании. Начало совещания посвятите обсуждению первостепенных задач, переходя к менее важным. Даже если собрание придется прервать на середине из-за срочных дел, мероприятие не будет проведено зря. Не позволяйте участникам совещания перебивать друг друга.
Один говорит — другие слушают, и дело не только в уважении. В противном случае беседа приобретет неформальный характер. Избегайте конфликтов. В процессе совещания участники высказывают замечания, которые руководитель либо подчиненные могут принять на личный счет.
Если обсуждение плавно перетекает в конфликт, погасите его на корню, вернувшись к обсуждаемой проблеме. Фиксируйте процесс. Протокол совещания необходим любому руководителю. В нём фиксируется информация о процессе, определяются ответственные за выполнение отдельных задач и сроки исполнения отданных распоряжений.
В больших организациях протокол собрания ведет помощник руководителя. В начинающих компаниях с малым штатом работников обычно это делает сам управленец либо назначенное лицо. Избегайте повышенных тонов. Говорите уверенно, четко, спокойным тембром на протяжении всего мероприятия.
Переход на крик — признак несостоявшегося управленца. Не критикуйте персонал прилюдно. Присутствующий подчиненный совершил ошибку либо отдел продаж не выполнил план? Публичная «порка» в таком случае только демотивирует.
Личные претензии высказывайте с глазу на глаз. Не навязывайте свое мнение. Если вы уже приняли решение, обсуждать с подчиненными его целесообразность не стоит. При открытых вопросах позвольте участникам собрания иметь свою позицию.
Правила и польза эффективной организации совещания
Стили проведения деловых совещаний. Менеджер и заседания: практические советы и рекомендации. СПИСОК Если в списке нет Вашего вуза, вернитесь сюда и купите найденный Вами вопрос, иногда предметы полностью совпадают в разных вузах. Какова цель выступления на деловом совещании: Выберите один ответ. Понятие и особенности деловой беседы. Деловая беседа – это особая форма коммуникации между людьми, которые наделены полномочиями и выступают от имени организаций, которые они представляют. Во-первых, доклад на деловых совещаниях представляет собой структурированное выступление, в котором представляется определенная тема или проблема. Докладчик должен иметь четкое представление о теме и грамотно ее представить перед аудиторией. Деловые совещания играют важную роль в развитии компании. От того насколько грамотно докладчик сможет изложить свои мысли и идеи по поводу стратегии работы фирмы во многом зависит мнение коллектива и в целом настроение в компании. это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Стили проведения совещаний. От стиля проведения совещания зависят.
Для покупателей
- Определение цели совещания
- Цели публичного выступления
- Раскрытие понятия "деловое совещание"
- Деловое совещание и его роль в менеджменте
Деловые совещания: организация и проведение
Даже если в приглашении нет просьбы об ответе, сделайте это. Обычно бывает достаточно краткого телефонного звонка. Если вы не можете присутствовать, то стоит объяснить причину — особенно если она связана с бизнесом. Тем самым вы покажете организатору совещания, что ваше отсутствие оправдано. Не исключено, что он постарается перенести мероприятие на более удобное время.
Возможно, организатор считает, что совещание не стоит того, чтобы вы тратили на него время. Может быть, на совещании должны приниматься решения, не входящие в вашу компетенцию. Если у вас сложились хорошие отношения с руководителем, можете спросить, почему вас не пригласили. Если произошла ошибка, начальник сможет ее исправить.
Но какова бы ни была причина, отнеситесь к произошедшему диалектически и ни в коем случае не пытайтесь настаивать на приглашении. Это временное разочарование, но если начать настаивать, то у вас может сложиться репутация манипулятора, а это будет иметь весьма неприятные последствия. Если вы не уверены, сможете ли присутствовать, нужно позвонить организатору и сообщить об этом. Все очень просто: «Привет, Том!
Я получил твое приглашение, но мне нужно кое-что уточнить. Возможно, я не смогу присутствовать. Завтра я тебе все сообщу. Тебя это устраивает?
Изучите повестку дня и определите степень своего участия в дискуссии. Если повестку вам не прислали, если в приглашении не содержится никакой дополнительной информации, поинтересуйтесь у организатора, что нужно подготовить и какие материалы взять с собой. Чтобы ваши слова об отсутствии повестки дня не прозвучали в обвинительном тоне, сформулируйте иначе: «Я просто хочу быть полностью готовым к совещанию». Если вы не можете присутствовать Если вы не можете присутствовать, сразу же сообщите об этом организатору.
Можете послать вместо себя заместителя, но сначала уточните у организатора, можно ли это сделать. Поинтересуйтесь результатами совещания, на котором вы не смогли присутствовать. Уточните, не следует ли вам что-нибудь сделать. При возможности постарайтесь получить подробный отчет о совещании.
За десять минут до окончания первого совещания я понял, что оно затянется, и не знал, что делать. Я остался и из-за этого на пятнадцать минут опоздал на второе. И это мне очень повредило. Что мне нужно было сделать?
Вы оказались между Сциллой и Харибдой! Оставшись на первом совещании, вы рискуете опоздать на второе, а то и вовсе его пропустить. Уйдя с первого совещания до его завершения, вы можете обидеть присутствующих. Ничего не делать — это тоже не выход, поскольку вы не сможете избавиться от чувства тревоги из-за опоздания на второе совещание.
И тревожность эта будет с каждой секундой нарастать. Что же сделать или сказать, чтобы разрешить ситуацию, не оскорбив ни тех, ни других? У вас есть выбор. За десять минут до начала второго совещания вы можете сказать: «Уже без десяти одиннадцать, а наше совещание должно закончиться в 11.
В это время я должен присутствовать на другом совещании. Не могли бы мы договориться о новой встрече, чтобы продолжить дискуссию? Судя по всему, совещание затянется. Мне нужно сообщить участникам другого совещания, назначенного на 11.
Я вернусь через минуту». Какой вариант действий вы выберете, зависит от ответа на простой вопрос: какое совещание для вас более важно? Например, первое совещание проводит директор фирмы. В этом случае вам вряд ли захочется в 10.
И наоборот, директор может проводить второе совещание. В таком случае вам непременно нужно уйти с первого, чтобы вовремя прийти на второе. Лучший выход из подобной ситуации — вообще не соглашаться на подобный график. Позаботьтесь о том, чтобы между совещаниями и деловыми встречами оставался промежуток в 15—0 минут.
И не забывайте о времени, необходимом для того, чтобы добраться из одного места в другое. В самом крайнем случае перед началом первого совещания поговорите с организатором, чтобы он знал о вашем напряженном графике. Тогда вы сможете уйти безо всяких объяснений, никого не обидев. Роль пунктуальности Приходя вовремя, вы демонстрируете свою организованность и уважение к окружающим.
И, наоборот, если вы опаздываете, то люди могут счесть вас неорганизованным человеком, который никого не уважает. Приходите вовремя, не слишком рано — не более чем за пять минут, но ни в коем случае не опаздывайте. Ранняя пташка Большинство специалистов предостерегают от чрезмерно раннего прихода. Организатор совещания занят последними приготовлениями, он решает последние проблемы, и ему меньше всего хочется отрываться от своего дела, чтобы приветствовать тех, кто пришел слишком рано.
Опоздание Иногда опоздание неизбежно — и на внутренние совещания, и на те, что проводятся в другом месте. Если вы знаете, что можете опоздать, предупредите организатора как можно раньше. Возможно, ему придется скорректировать повестку дня, если какие-то вопросы решить без вас невозможно. Кроме того, организатор может приготовить для вас такое место, где вы никого не потревожите, придя позже, чем следовало.
Если вы задерживаетесь по пути на встречу, то воспользуйтесь мобильным телефоном. Позвонив или отправив текстовое сообщение, вы продемонстрируете уважение к организатору и остальным участникам. Не сообщив об опоздании, вы попадете в неприятное положение. Входя на начавшееся совещание, постарайтесь никого не потревожить.
Войдите и займите свое место. Если ситуация позволяет, можете коротко извиниться. Входя в помещение, где проходит встреча, вы должны иметь при себе все необходимое — ручку, блокнот и т. Не беспокойте собравшихся шелестом бумаг, щелканьем замков портфеля.
Не стоит идти через всю комнату, чтобы повесить пальто или пиджак, заварить себе кофе. Не начинайте шептаться с соседями. Воспользуйтесь имеющейся у вас повесткой дня, чтобы понять, что происходит. Если вы прибыли, когда идет официальная презентация, дождитесь перерыва и проскользните в совещательную комнату.
Выступающие опаздывать не должны ни при каких обстоятельствах, поскольку их опоздание нарушает план совещания. СОВЕТ: Включая в рабочий график совещание, не забудьте о времени, которое потребуется для того, чтобы добраться до места. Это особенно важно, если совещание проходит в другом здании. Другие проблемы Даже идеально организованные совещания могут затянуться.
Поэтому, если вам предстоит деловая встреча, стройте график на этот день с учетом возможных задержек. На короткие совещания отведите лишних пять-десять минут, на более долгие — пятнадцать-двадцать. Как правило, этого времени бывает достаточно. Если вам нужно уйти с совещания раньше или точно в срок, заранее предупредите организатора.
Вам отведут место, с которого вы сможете уйти, никого не потревожив. Правила рассаживания участников совещания Если места не отведены персонально, то сначала садятся основные участники, а остальные занимают свободные места. Не садитесь во главе или в конце стола, если вы не являетесь ведущим. Хороший организатор рассадит всех по местам, но, если плана рассадки нет, спросите сами, где вам лучше сесть.
Даже если вы — почетный гость например, представитель клиента на деловой презентации , уточните у организатора, где он планировал вас посадить. Возможно, для того, чтобы посадить человека не во главе стола, есть определенные причины. На семинаре, где рассадка участников не имеет значения, выбирайте места, где вам будет все хорошо видно и слышно. У таких деловых встреч есть собственный этикет.
Мозговой штурм может быть самым разным. Где-то четверо коллег собираются в чьем-либо кабинете. А порой мозговой штурм занимает три дня и проводится вне офиса. В таких случаях каждая группа работает по своему графику, а затем фиксирует свои идеи либо делится ими с остальными участниками.
Что же нужно помнить при проведении мозгового штурма? Хотя подобные мероприятия проводятся в свободной форме, не стоит кричать и перебивать друг друга. Подобное поведение никоим образом не способствует свежести идей или появлению новых концепций. Если какая-то идея вам не нравится, запишите свои мысли и дождитесь своей очереди, чтобы высказаться.
Никогда не отвергайте идеи, сколь бы причудливыми они ни казались. Помните, что мозговой штурм — это форум для обсуждения самых необычных идей, которые могут оказаться весьма перспективными. Даже если идея совсем сырая или абсолютно невыполнимая, не говорите об этом.
Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.
Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне. Я никогда не думал об этом». Это хорошие участники совещания. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас.
Обращайтесь с ними осторожно — или лучше не обращайте на них внимания. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран.
Во время проведения совещания должны даваться несколько минут для отдыха, где-то 10-15 минут.
Спустя 50 минут у участников совещания начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап специалисты называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 часа.
Регламент — это порядок ведения заседания, собрания, совещания. Произошло это слово от лат. Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.
Протокол совещания — это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты: 1 Достижение цели совещания; 3 Исполнители задания и сроки. Далее ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания: 1 Дата и место проведения; 2 Номер протокола; 3 Краткое содержание обсуждаемого вопроса; 4 Присутствовали; 6 Копии фамилия тех, кому предназначены ; 7 Повестка дня по пунктам; 8 Тема по пункту повестки дня; 9 Обсудили кто выпустил ; 10 Постановили сообщается, что именно ; 11 Выполнения решения возложено на фамилия ; 12 Сроки исполнения дата.
Обычно решения на деловом совещании принимаются всеми вместе. Эффективность этого решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение. Подводятся итоги совещания и делаются выводы.
Руководитель должен управлять процессом совещания и задать тон общения, направляя его в сторону интересующего вопроса. Со стороны руководителя, необходимо сохранить корректность в ведении совещания, а участники должны проявлять внимание и активное участие; В завершении совещания руководитель должен сделать выводы, сформировать цель и задачи для каждого участника и наметить план исполнения , поблагодарив каждого из участников за проведенное совещание.
Замечание 1 Подводя итоги теме о совещании, следует сказать, что деловое совещание является сложным коммуникативным процессом, затрагивающим психологические и мотивирующие элементы производственного процесса и ежедневной работы предприятия. Проведение совещания становится эффективным инструментом коммуникации между руководителем и подчиненными в двустороннем порядке, таким образом, что возникает дискуссия.
Чисто конкретно: как сделать совещания и планёрки более осмысленными и эффективными
Определив вид вопроса, который вы планируете рассмотреть на совещании, далее вам следует точно сформулировать цель. Если на встрече вы планируете рассмотреть несколько вопросов, то необходимо сформулировать цель для каждого вопроса в повестке совещания. Деловые встречи-совещания одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Инструктивное совещание – это информационный формат делового собрания. Его ключевая цель – ознакомление сотрудников с изменениями, новой документацией, проведение инструктажа. Дискуссии, обмен мнениями на инструктивном собрании отсутствуют. В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделяют краткий и полный протокол. В кратком не приводятся полные тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Существуют различные виды деловых совещаний. В отечественной практике управления наиболее типично деление совещаний по их задачам. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания.