на ценные бумаги. 122. Ведомости на выплату дивидендов 50/75 лет. (доходов) по ценным бумагам и иных. выплат. 123. Переписка о начислении (выплате) 5 лет.
Сколько хранить налоговые документы
- Карточка учета страховых взносов - Главный бухгалтер
- Таблица с новыми сроками хранения документов в 2022 году
- Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел? - [HOST]
- Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения
Карта индивидуального учёта выплат
НК РФ установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Напомним, что НК РФ предоставляет налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен, в силу чего документы, подтверждающие сумму убытка, должны сохраняться налогоплательщиком в течение десяти лет. Несмотря на то, что НК РФ обязывает налогоплательщика сохранять документы только в течение четырех лет, хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию следует в течение пятилетнего срока. Ведь НК РФ не содержит конкретного перечня документов, подлежащих хранению в течение четырех лет, поэтому такая мера может помочь налогоплательщику избежать проблем при проверках. Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе организации, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии.
И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет зависит, когда закончено делопроизводство. Отметим, что ранее было две статьи. Одна предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а за квартал — 5 лет.
Рекомендовать налогоплательщикам применять формы индивидуальных и сводных карточек в практической работе.
При отсутствии лицевых счетов — 75 лет Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности о получении заработной платы и других выплат 5 лет — при условии проведения проверки.
При отсутствии лицевых счетов — 75 лет Переписка о выплате заработной платы 5 лет Копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, переписка о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 5 лет Исполнительные листы работников исполнительные документы До минования надобности, но не менее 5 лет Заявления, решения, справки, переписка об оплате учебных отпусков До минования надобности, но не менее 5 лет.
Как заполнить карточку начисленных выплат и страховых взносов
Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации. В законе указаны все сроки хранения документации. Если это необходимо, их можно продлить, однако уменьшать минимальные сроки нельзя. Ответственность за нарушение правил хранения документации За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос: Статья 15. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам. Статья 13.
При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей — для должностных лиц. Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг — правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей.
Уточнено: — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору; — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 287 Документы справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях, растратах 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу 292.
При этом вести документ входит в обязанности каждого учреждения и ИП. В организации сотрудники могут самостоятельно разработать бланк для заполнения.
Но нужно ориентироваться на образец, чтобы не пропустить основные важные разделы. Если в организации не будет заведена карточка учета, а также обнаружатся систематические ошибки в ходе заполнения, которые проверяющий посчитает грубыми, то работодатель может быть привлечен к ответственности. В соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ в таких ситуациях предусматриваются штрафы. Если база для определения размера взносов не была занижена, то выплачивается от 10 000 до 30 000 рублей. Сумма варьируется в зависимости от количества периодов, в которых отмечаются ошибочные сведения. Более серьезный штраф предусматривается, если произошло снижение базы для расчетов. Работодателю придется заплатить минимум 40 тысяч рублей. Детали, которые нужно учитывать при составлении Стоит помнить о некоторых деталях, которые необходимо учитывать при составлении карточки учета страховых взносов. Они касаются тарифов и лимитов по средствам.
На начало 2021 года не отмечается изменений в порядке определения базы страховых отчислений. Взносы по-прежнему не начисляются за: декретные пособия; командировочные переводы; выходные пособия до трех заработных плат лица. В Фонд социального страхования предусматривается отчисление 2. В случае превышения лимита ставка снижается до 1.
Не менее 5 лет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН Не менее 10 лет Статья 401 Перечня Документы об уплате налогов сборов Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, сведения о задолженностях по ним расчеты, сводки, справки, таблицы, переписка и др. Не менее 5 лет Статья 382 Перечня Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в отсрочке по налогам, акцизным и другим сборам расчеты, заявления, решения, переписка и др. Не менее 5 лет Статья 384 Перечня Документы об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг акты сверок, справки и др.
Таблица с новыми сроками хранения документов в 2022 году
Сроки хранения реестров, книг, журналов и карточек учета и/или регистрации исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. 3.3. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним. если после 01.01.2003, то срок хранения 50 лет. Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов. 309. Срок хранения данного перечня документов определяется в зависимости от целей хранения: Для осуществления бухгалтерского учета (согласно статье 29 закона «О бухучете» №402) – 5 лет с даты завершения отчетного года или даты последнего использования.
Что такое индивидуальная карточка
Документы, созданные в рамках кадрового электронного документооборота, полагается хранить «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» ст. Таким образом, работодатели, которые перешли на кадровый ЭДО, обязаны обеспечить сохранность таких документов в течение указанных выше сроков. Сроки хранения налоговых документов Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату удержание налогов, нужно хранить в течение пяти лет. Таковы правила подпункта 8 пункта 1 статьи 23 и подпункта 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Отсчет срока начинается после окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов письмо Минфина от 19.
Исключение сделано для документов, подтверждающих объем понесенного убытка. Их положено хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков п. Четырехлетний срок хранения определен для книги покупок и книги продаж, включая дополнительные листы к ним. При этом отсчет ведется с даты последней записи в книге п.
Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет ст. Пятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет ст.
А вот расчет по страховым взносам нельзя уничтожать на протяжении 50 лет с момента его составления ст. Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, нужно хранить в течение шести лет подп. К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов ст. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы карточки индивидуального учета придется беречь на протяжении 50 лет ст.
С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет. По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним.
Всю переписку с налоговой уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления предписано хранить пять лет. Этот срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки п. Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа п.
Контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужно хранить на протяжении пяти лет после прекращения обязательств по ним ст. Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.
Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП.
Иногда обходилось и вовсе без штрафов — ревизоры ограничивались предупреждением. Для самого же учреждения санкции были не предусмотрены. Документ Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения утвержден приказом Росархива от 20. Учреждение устанавливает свой порядок, например в положении об архиве ст.
Сколько хранить бухгалтерские документы в учреждении Чтобы не нарваться на новые штрафы, приведите в порядок бухгалтерские документы. Некоторые из них уничтожьте, если срок хранения вышел.
Предложения федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, федеральных государственных унитарных предприятий, а также акционерных обществ, акции которых находятся в федеральной собственности, и обществ с ограниченной ответственностью, доля в уставных капиталах которых находится в федеральной собственности, иных юридических лиц и граждан, о приватизации имущества 10 лет ЭПК 73. Документы распоряжения, перечни, акты по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации Постоянно 74. Перечень объектов в том числе исключительных прав , не подлежащих приватизации в составе имущественного комплекса унитарного предприятия До ликвидации организации 75. Документы постановления, ходатайства, соглашения об изъятии, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из реестра об отчуждении изъятии недвижимого имущества для государственных и муниципальных нужд Постоянно 76.
В случае выявления изменений физического состояния носителей электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным п. Кроме того, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ п. При наличии таковых необходимо изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку в ящик для последующей обработки п. В Правилах также прописаны иные моменты, на которые следует обратить внимание при организации хранения информации в электронном виде. Также, по нашему мнению, при организации хранения документов в электронном виде можно воспользоваться положениями приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18. Обратите внимание, что хранить в электронном виде можно только документы, которые первоначально были сформированы в электронном виде. Указанными выше документами не предусмотрен порядок уничтожения первичных документов, сформированных на бумажных носителях, для хранения их в электронном виде письмо ЦБ РФ от 20. К сведению: Сроки хранения документов, связанных с начислением доходов физических лиц, указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25. Согласно ст. Реестры сведений о доходах физических лиц и индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке вознаграждении , доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица должны храниться 75 лет ст.
Сроки хранения документов
Если используется первый вариант, то подобную информацию можно также включить в карточку учета страхвзносов. Кроме того, в карточке можно указать и адрес регистрации сотрудника. Итоговый Единый расчет по страховым взносам формируется в том числе и на основании сведений из данного учетного регистра согласно п. Гораздо удобнее, если при составлении РСВ в части персональных данных под рукой будут все необходимые сведения. Карточка учета страхвзносов заводится на один календарный год. В ней указываются ежемесячные выплаты сотрудникам. Страхвзносы отражаются нарастающим итогом с начала календарного года. Бланк карточки учета страхвзносов в формате Excel можно скачать по этой ссылке. Где взять бланк карточки в 2018 г. Специально утвержденного бланка карточки учета страховых взносов не существует.
В соответствии с этим организация имеет право самостоятельно разработать форму этого документа. Такая карточка основывалась на правилах Федерального закона от 24. Налоговая инспекция не против, если организации по-прежнему будут использовать данный бланк при учете страховых взносов. Главное — его формат должен быть обновлен в соответствии с правилами и нормами гл. В карточке не должно содержаться ссылок на отмененный закон. Кроме того, ее не нужно закреплять в учетной политике, поскольку она не является обязательным налоговым регистром. В программах бухгалтерского учета данный регистр имеется, и его можно использовать. Однако нужно в обязательном порядке проверить его соответствие нормам действующего законодательства. При автоматическом формировании карточки нужно ежемесячно проверять, все ли суммы облагаемых доходов и взносы попадают в нее.
Нет необходимости проверять карточки по всем сотрудникам — достаточно проверить несколько из них. Сведения из них нужно сравнить с данными аналитического учета по сч. Электронные карточки учета страхвзносов желательно распечатывать по итогам каждого календарного года и заверять подписью главного бухгалтера. Кроме того, их можно сохранить и на компьютере, но с заверением электронной цифровой подписью. Срок хранения карточек учета страхвзносов Карточки учета страховых взносов необходимо хранить в течение 6 лет после окончания календарного года их составления пп. Карточки за 2016 г. Что касается 2017 и 2018 гг. При отсутствии карточек учета она вправе выписать штраф в размере 200 руб.
При применении документа следует учитывать, что с 1 января 2017 года в соответствии с Федеральными законами от 03. Вести ее обязаны все организации вне зависимости от организационно-правовой формы и ИП, имеющие наемных сотрудников.
Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме: Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок хранения указанного документа — 75 лет. Основания для заполнения формы Т-2 Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов: Особенности заполнение личной карточки работника Раздел I Раздел II На граждан, находящихся в запасе: П. Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. На граждан, подлежащих призыву: Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу. Раздел IV-VII В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах. Раздел IX Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы. Раздел Х В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т. Бланк личной карточки работника Унифицированная форма Т-2 скачать бланк.
Унифицированная форма Т-2ГС скачать бланк.
Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 281 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности, но не менее 5 лет 5 лет после смены материально ответственного лица 284 — Планы, стратегии, программы и документы к ним акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости , полученные и или составленные в ходе оказания аудиторских услуг — 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 285 Договоры контракты, соглашения оказания аудиторских услуг: а у аудируемого лица; б у аудиторской организации, индивидуального аудитора при условии проведения внешней проверки качества работы 5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено: — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору; — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 287 Документы справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях, растратах 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу 292.
Приказом Росархива РФ от 20. В каком порядке применять новые сроки? К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г. Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.
Документы бухгалтерского учета Согласно ст. В Перечне отдельно ч. Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов: Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет п. То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет ст. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно. В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников ч. Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет п.
Документы налогового учета По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов сборов должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату удержание налогов пп. Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка в случае его переноса на будущие периоды , в течение всего срока переноса убытка п. В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета ч. Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет п. Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет п.
Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета. Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет п. Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет п. Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет п. Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним — 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов. Источник Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица Даже в небольшой организации каждый день создается несколько документов. А в средних и крупных компаниях ежедневный документооборот исчисляется десятками и сотнями официальных бумаг. Это письма, договоры, приказы, первичка, счета-фактуры, отчетность и прочее.
Поэтому в любой компании неизбежно возникают вопросы: надо ли хранить тот или иной документ, а если да, то, как долго? В настоящей статье приведены сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году; рассказано, как составить номенклатуру дел, и что будет, если нарушен порядок хранения документации. Как и кто определяет сроки хранения документов В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22. Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями документов. К указанным перечням относятся: 1 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утв. Помимо этого, сроки хранения определены другими законодательными положениями.
Новые сроки хранения документов: таблица
Столько же времени подлежат хранению документы списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка по лизингу имущества организации. Договоры контракты аренды субаренды , безвозмездного пользования имуществом; документы правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты к ним в отношении недвижимого имущества подлежат хранению 10 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору. По договорам контрактам аренды субаренды , безвозмездного пользования государственным муниципальным имуществом — 15 лет ЭПК; объектов культурного наследия — постоянно, прироохранных зон — постоянно. В отношении движимого имущества — 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору. Уведомления о прекращении действия договоров контрактов аренды субаренды , безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом следует хранить 10 лет. Договоры залога по-прежнему следует хранить 10 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества. При возникновении споров, разногласий договоры залога сохраняются до принятия решения по делу. Кредитные договоры, договоры займа с условием о залоге имущества следует хранить 10 лет. В остальных случаях срок прежний — 5 лет. Инструкция Росархив приказом от 20.
Согласно Инструкции сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним. Сроки временного хранения документов 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет , установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организацияминезависимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством РФ.
Заявки о потребности в привлечении иностранных работников следует хранить 1 год вместо пяти лет.
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий хранятся 45 лет, а не постоянно, как было раннее. Срок хранения уведомлений, предупреждений работников ам работодателем — 3 года. Срок хранения заявлений работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий составляет 1 год. Журналы, книги учета инструктажа по охране труда вводного на рабочем месте следует хранить 45 лет. Хозяйственные договоры Договоры лизинга имущества организации теперь хранят 5 лет, а не постоянно. Данный срок применяется по истечении срока действия договора или выкупа имущества. При возникновении споров, разногласий договоры лизинга имущества сохраняются до принятия решения по делу. Столько же времени подлежат хранению документы списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка по лизингу имущества организации.
Договоры контракты аренды субаренды , безвозмездного пользования имуществом; документы правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты к ним в отношении недвижимого имущества подлежат хранению 10 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору. По договорам контрактам аренды субаренды , безвозмездного пользования государственным муниципальным имуществом — 15 лет ЭПК; объектов культурного наследия — постоянно, прироохранных зон — постоянно. В отношении движимого имущества — 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору. Уведомления о прекращении действия договоров контрактов аренды субаренды , безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом следует хранить 10 лет. Договоры залога по-прежнему следует хранить 10 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества. При возникновении споров, разногласий договоры залога сохраняются до принятия решения по делу. Кредитные договоры, договоры займа с условием о залоге имущества следует хранить 10 лет. В остальных случаях срок прежний — 5 лет.
По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним. Всю переписку с налоговой уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления предписано хранить пять лет. Этот срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки п. Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа п. СПРАВКА Контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужно хранить на протяжении пяти лет после прекращения обязательств по ним ст. Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.
Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов. Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения. СПРАВКА При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела. Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка».
Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС». Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации. Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно. Кроме того, отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета.
Здесь размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 10 000 или 30 000 руб. Несоблюдение сроков хранения документов может стать основанием и для привлечения организации и ее работников к административной ответственности. Санкции за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов включая кадровые и бухгалтерские установлены в статье 13. Наказанием будет предупреждение или штраф в следующем размере: от 3 000 до 5 000 руб.
Организации-страхователи имеют право передавать отчетность из системы в систему личные кабинеты на порталах ФНС как оператора приема отчетности в ФСС и ПФР до недавнего времени , на внешних электронных носителях и даже в бумажной форме.
А в центрах обработки данных ЦОД ФНС принятая отчетность в настоящее время хранится в реестровой форме в базовых информационных ресурсах, что обеспечивает аутентичность электронных документов в доверенной среде, в которой поддерживается надежность и достоверность отчетных сведений для нужд государственного управления. В этой ситуации с технологической точки зрения постоянное или долговременное хранение первичной отчетности по месту ее создания у авторов-налогоплательщиков и страхователей становится избыточным и экономически неоправданным. В такой интересной технологической ситуации вопросы экспертизы ценности приобретают особую актуальность. Необходимо вспомнить и некоторую приоритетность в регламентации сроков хранения документов. Федеральный закон от 22. Если оперативные изменения в действующей нормативной правовой базе напрямую устанавливают срок хранения отчетности, то этот срок должен соблюдаться в преимущественном порядке обычно он фигурирует в федеральном законе или нормативном правовом акте профильного ведомства, куда подается эта отчетность.
В номенклатуре дел в подобной ситуации делается прямая ссылка на пункт и подпункт нормативного правового акта. Обратите внимание, что на заседании экспертной комиссии вашей организации данный вопрос можно рассмотреть в таком же оперативном порядке с привлечением бухгалтерии и кадровой службы. Перечни документов со сроками хранения разрабатываются на основе требований законодательства и иных нормативных правовых актов в результате сложной аналитической работы по изучению значимости отдельных категорий и видов документов, которые образуются в процессе реализации однотипных управленческих функций. Сроки хранения, установленные законодательством и нормативными правовыми актами, и сроки хранения, закрепленные статьями типового Перечня 2019 года, как правило, не противоречат друг другу.
Приказы по заработной плате в 2024 году: общие правила
- Хранение бухгалтерского архива документов
- Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?
- Сроки хранения документов в организации: налоговые правила
- Основные виды и сроки хранения бухгалтерских документов 16.07.2012
- Как рассчитывать сроки хранения отчетности в 2023 году
- Сроки хранения документов, составленных в 2022 году
Защита документов
КАРТОЧКИ бухгалтерского (бюджетного) учета 276 индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов 309 личные работников, в том числе государственных и работников организации 444 об открытии. Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов хранятся 6 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет. Документы (сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности). — Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов. Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей. Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров) по акционированию.
Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения
| Сколько хранить налоговые документы: новые сроки с 2020 года | срока действия декларации (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами и нормативными правовыми актами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. |
| КАРТОЧКИ \ КонсультантПлюс | Сроки хранения отчетности в 2023 году. Отчетность — это вид документации, для нее установлены свои сроки хранения, которые во многом совпадают со сроками для других документов — первичных или кадровых. |
| Новые сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2024 году | К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (ст. 309 Перечня № 236). |
| Хранение электронных документов в организации | на ценные бумаги. 122. Ведомости на выплату дивидендов 50/75 лет. (доходов) по ценным бумагам и иных. выплат. 123. Переписка о начислении (выплате) 5 лет. |
| Что такое индивидуальная карточка | Сообщаем вам о возможности ведения учёта объектов обложения страховыми взносами и начислений страховых взносов по новой форме карточки индивидуального учёта сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов. |
Что такое индивидуальная карточка
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов. раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений). 122. Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат. Все сроки для документов-2024. Так, минимальный срок хранения приказов по заработной плате, а также документов по иным видам выплат в пользу наемного персонала, составляет 6 лет. Все сроки для документов-2024. Так, минимальный срок хранения приказов по заработной плате, а также документов по иным видам выплат в пользу наемного персонала, составляет 6 лет. Как вести учет расчетов по социальному страхованию и обеспечению: образец бланка карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов в 2021 году.