В то же время их использование и конкретное проявление в деловой беседе и на деловом совещании имеет свои особенности. «А надо ли?» — цели мероприятия. «Зачем вообще нужны эти совещания?» — кто-то воскликнет и проявит тем самым большую неосведомленность. Опытные руководители в курсе нужности встреч в полном или частичном составе. Определив вид вопроса, который вы планируете рассмотреть на совещании, далее вам следует точно сформулировать цель. Если на встрече вы планируете рассмотреть несколько вопросов, то необходимо сформулировать цель для каждого вопроса в повестке совещания.
Образец текста выступления руководителя организации на встрече с потенциальными партнерами
Изд-во Казанского ун-та, 1993. Совещание и собрание — это протокольные жанры. Основное содержание выступлений передается в сокращенном или резюмированном виде. Принятые решения — в виде формулировок. В неменьшей степени успеху совещания способствует надлежащая подготовка его участников. Гораздо реже — это нежелание вести дискуссию, находить общий интерес, решать общие задачи. Четкое распределение ролей и безукоризненное их выполнение способствуют успеху коллегиальной работы. Регулирование хода обсуждения осуществляется ведущим с помощью вопросов: У вас все по этому вопросу?
Вы еще что-то хотите добавить? Сколько минут вам потребуется для того, чтобы завершить свою мысль? Кто еще xочет высказаться по данному вопросу?
Если собеседники уверен в полезности предложений, он адекватно воспримет то, что ему говорят. Принцип детального обоснования — аргументируйте свои предложения.
Вызвав у партнера интерес, убедите его в правильности действий, если он согласится с предложенными идеями, тогда их реализация принесет ему пользу. Выявить интересы и устранить сомнения собеседника — нужно нейтрализовать замечания и опровергнуть возражения. Если собеседник понимает целесообразность сделанных предложений, но действует осторожно или не ясно представляет себе перспективы, то нужно выяснить и разграничить его интересы. Преобразовать интересы собеседника в окончательное решение — непосредственно принятие решения. Как только это будет достигнуто, деловую беседу можно завершать.
Рекомендации по ведению деловой беседы: Заранее составьте план беседы, обработайте наиболее важные формулировки. Применяйте знания психологии: периодически воздействуйте на собеседника, чередуйте благоприятные и неблагоприятные факты, моменты. Все завершайте и заканчивайте беседу на положительной ноте. Помните о мотивах собеседника: ожидания, преимущества, позиция, самоутверждение, справедливость, самолюбие. Не задавайте вопросов, на которые собеседник может ответить "Нет", облегчайте его ответы вопросами, на которые легко дать ответ "Да".
Повторяйте мысли, основные тезисы своего собеседника, но не повторяйтесь сами. Не отклоняйтесь от темы деловой беседы. Избегайте превосходной формы в своих выражениях. Внимательно слушайте собеседника. Никогда не пренебрегайте значением предубеждений собеседника, они могут сыграть значительную роль в принятии решения.
Когда решается вопрос о необходимости совещания, руководитель должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных нестандартных ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам. При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка, как по количественному, так и по качественному составу.
К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме. Что касается количества участников совещаний, то оптимальный вариант — совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников — компетентность именно в вопросах повестки дня.
Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения. Только при соблюдении всех этих аспектов руководитель с его фирмой достигнет именно той цель, которую он поставил перед собой в самом начале проведения делового совещания. Надо определиться с тем, какое это совещание — плановое, внеочередное — и какова его цель.
Или сотрудники понуро уткнулись в блокноты и телефоны, пока начальник что-то рассказывает? Чаще всего перед глазами всплывает вторая картина. Сотрудники не любят совещания по разным поводам: отвлекает от работы; демотивирует; воспринимается как пережиток прошлого. Что скрывать, иногда деловые совещания не любят даже руководители.
Может, стоит отстать от сотрудников и обсудить задачи в Telegram? На самом деле совещания могут быть похожи на первый вариант, если учесть несколько нюансов для их организации. Факт дня Покахонтас — не только героиня мультфильма Dysney, но и первая женщина, чье изображение появилось на долларах США. Другой факт Сами не до конца понимаете, зачем нужны совещания?
Собрания с подчиненными: как проводить, примеры, задачи
Кто заинтересован в эффективных совещаниях В общем случае в этом заинтересованы все на предприятии, и в первую очередь, менеджмент: Топ-менеджмент, высшие руководители, например, генеральный директор и его заместители; Менеджмент среднего уровня, руководители подразделений, начальники департаментов, заведующие отделами, цехами и т. Указанные руководители заинтересованы в достижении целей компании, что и делается, в том числе, с помощью совещаний, на своих уровнях управления. Теперь поставим этот вопрос по-другому. При полном понимании, что назрели предпосылки для безотлагательного устранения ошибок и потерь в совещательных процессах, кто на предприятии действительно способен провести мероприятия по повышению эффективности совещаний? Ответ очевиден — только руководитель, проводящий совещания. Никакие инициативы снизу, по частным улучшениям и устранениям отдельных недостатков, не могут дать системного результата, если в этом не заинтересован и не участвует руководитель. Именно руководители являются главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний, а не секретари, помощники, модераторы и технические специалисты, которым при всем уважении к этим профессиям , иногда полностью перепоручается задача совершенствования совещательных процессов. Секретари и помощники только выиграют, если, будут активно содействовать усилиям шефа по переходу к новым технологиям совещаний. Рядовые участники, вдохновленные примером руководителя, будут активными сторонниками введения новых технологий, поскольку успех этих мероприятий возможен только при дружной совместной работе всех действующих лиц, а также и потому, что многим из рядовых со временем суждено самим руководить совещаниями.
С практической точки зрения, при этом участники также хотели бы сэкономить свое рабочее время, часто бездарно растрачиваемое на заседаниях, что создает дополнительный стимул для поддержки программ совершенствования совещаний.
Продвижение продуктов и услуг компании Коммерческие структуры, предприятия и организации очевидным образом заинтересованы в создании, предложении и продвижении своих продуктов и услуг на рынке, поскольку только устойчивый поток финансовых средств от потребителей, заказчиков, покупателей может обеспечить существование и развитие компании. Однако изменчивость рыночного спроса, поведение клиентов, активность конкурентов, новации в законодательной базе и политике властей создают сложную обстановку, в которой практически невозможен достоверный долговременный расчет объемов продаж. Рыночные риски производства и поставок продуктов и услуг могут быть значительно снижены за счет всестороннего коллегиального обсуждения и выработки согласованных решений и планов действий на служебных совещаниях компании. Обслуживание клиентов компании Покупатели, заказчики, пользователи продуктов и услуг компании могут сравнительно быстро перестать быть таковыми, если топ-менеджмент не будет постоянно заботиться об обслуживании клиентов.
Эта прописная истина очень часто выпадает из поля зрения даже тех компаний, которые называют себя клиентоориентированными, сервис рассматривается как нечто вторичное, менее важное, чем продажи. Чтобы хорошо обслуживать потребителя, неплохо было бы знать, что он собой представляет, каковы его истинные интересы и что он ожидает от сервисной компании. Также необходимы объективные сведения о качестве представляемого обслуживания, предпочтительно в поддающихся измерению и проверке количественных показателях. Даже если обслуживание осуществляется одним специалистом или одним отделом, в большинстве случаев за результаты несут ответственность и многие другие сотрудники и подразделения организации, в различной степени причастные к сервису. Разобраться в реальном положении дел с обслуживанием клиентов в одиночку бывает непросто, поэтому целесообразно данную проблематику иметь как постоянный вопрос повестки дня служебных совещаний, привлекая к его обсуждению широкий круг сотрудников компании.
Юридическое обеспечение деятельности Не только виза юриста на договорах, заключаемых компанией, относится к юридической поддержке компании. Вопросы ведения устава предприятия, получения и своевременного обновления лицензий на те или иные виды деятельности, различные аспекты управления собственностью предприятия, договорные отношения с сотрудниками компании, правильное разрешение трудовых споров, взаимоотношения с многочисленными контролирующими и проверяющими структурами и много другое составляет сферу юридического обеспечения компании. Цена недостаточной юридической подготовки может быть очень высокой для компании, как в смысле прямых финансовых потерь, так и в смысле судебной ответственности должностных лиц, в первую очередь, высшего руководства. На служебных совещаниях, с приглашением необходимых руководителей, целесообразно периодически рассматривать состояние юридического обеспечения компании, своевременно информировать о важных событиях в этой сфере, а также проводить своего рода экспресс — обучение участников основам юридической грамотности. Управление основными ресурсами компании Финансовые, производственные, технологические, кадровые и другие виды ресурсов являются необходимым условием достижения целей и выполнения планов компании и, соответственно, предметом конкуренции между направлениями работ, подразделениями и сотрудниками предприятия.
Служебные совещания являются гласной формой насколько это возможно с учетом стиля руководства и общей культуры компании обоснования, распределения, использования и контроля всегда дефицитных ресурсов. Это позволяет снять или существенно снизить внутреннее сопротивление претендующих на ресурсы подразделений, направлений работ, проектов, вплоть до отдельных исполнителей и без дополнительных затрат существенно поднять эффективность компании в целом. Распределение обязанностей между сотрудниками Эта на первый взгляд простая задача разрешается, как правило, нелегко. Редко так бывает, что штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции перекрывают весь спектр конкретных обстоятельств, связанных с организацией исполнения работ, так, что сотрудники автоматически и безропотно воспринимают очередные обязательства. В большинстве случаев руководство при распределении работ вынужденно искать компромисс между несколькими исполнителями и как-то объяснять свой выбор.
Причем, сотрудники, в зависимости от ситуации, могут как претендовать на очередное поручение, так и стремиться избежать лишней нагрузки. Учитывая естественную чувствительность исполнителей на личностном уровне, чтобы сохранить деловой настрой и доверие в коллективе, такого рода решения целесообразно вырабатывать на служебных совещаниях, в допустимо открытой форме, путем обсуждения и обоснования выбора руководства. Координация работы внутри компании Как и в механических системах, так и в организациях, с течением времени нарастают рассогласования в работе отдельных составных частей машин и коллективов, приводящие к ухудшению выходных результатов. В механизмах соответствующие рассогласования выбираются настройкой, а в организациях — периодической координацией работы подразделений и своевременным устранением неизбежно возникающих между ними напряжений. При этом, если механическая настройка может быть полностью автоматической, то координация между сотрудниками всегда носит личностный характер и наилучшим образом осуществляется в производственных контактах между людьми.
Удобной формой таких контактов являются систематические и хорошо организованные служебные совещания, учитывая последующее закрепление обсужденных и скоординированных действий в соответствующих решениях, протоколах и регламентах. Коммуникации между сотрудниками Если бы никаких других целей не ставилось перед служебными совещаниями, их бы стоило проводить только ради профессионального и личностного общения сотрудников, что исключает сокращает негативное влияние различных слухов, предположений, мнений и создает всегда востребованный позитивный настрой в компании. Коммуникации и взаимодействие в компании сегодня рассматриваются не только как желательный, но скорее как обязательный элемент эффективного управления, например, в компаниях с проектной организацией работ. Руководящие материалы по управлению проектами предусматривают подготовку и проведение широкого спектра отчетных материалов и мероприятий, обеспечивающих высокий уровень коммуникаций статус - отчеты по проектам, совещания управляющего комитета, отчеты руководству компании и т. При этом современные информационные системы, всесторонняя и оперативная отчетность, четкая и формально прописанная регламентация работ будут способствовать экономии и более эффективному использованию рабочего времени сотрудников, в т.
От числа причастных зависит продуктивность. Лучше проводить важные встречи группами по 5-10 человек. При таком количестве людей каждый может участвовать в дискуссии и высказывать мнение.
За несколько дней до мероприятия при организации крупных совещаний секретарь должен подготовить и разослать приглашения с деталями: Повестка и темы обсуждения; Дата, время и место встречи; Просьба подтвердить участие. Все необходимые для обсуждения и переговоров материалы секретарь отправляет отдельно. Подготовка документов От качества документации зависит эффективность встречи.
Оформляйте документацию в одном стиле, выберите деловой шрифт — например, Times New Roman или Arial. Рисунки, диаграммы и таблицы упрощают восприятие материала. Разделите информацию в документе на абзацы, используйте заголовки.
Используйте инфостиль и не усложняйте подачу информации. Выделите важную информацию курсивом или цветом, чтобы участники могли быстро сориентироваться в материале. Презентация поможет иллюстрировать информацию.
Ее стоит подготовить в едином стиле с документацией. Выбор помещения Помещение должно вместить в себя всех приглашенных участников. Проветрите его перед встречей.
Если есть возможность, включите сплит-систему. Заранее подготовьте рабочее пространство, места для сотрудников. Проверьте, хватает ли на всех стульев.
У каждого слушателя должны быть ручки и листы бумаги, чтобы записывать важную информацию. В свободном доступе должна быть питьевая вода. Если в кабинете есть маркерные доски, позаботьтесь о наличии маркеров нескольких цветов и ластика.
Это можно сделать, выбрав занимательный ход повествования или, если тема этого не позволяет, интересную последовательность изложения. Следует продумать композицию выступления - расположение материала и соотношение его отдельных частей. Психологически и логически оправдана трехкомпонентная структура выступления: вступление, основная часть и заключение. Вступление необходимо для установления контакта с аудиторией и подготовки слушателей к восприятию темы. Основное содержание вступления - введение в тему. В нем говорится о проблеме, которой посвящена тема, может прозвучать задача выступления, даются определения понятий, иногда сообщается план предстоящего разговора и т. Вот как начал свое выступление после небольшого зачина бывший посол Республики Беларусь в Иране: "Посол может покинуть страну в одном из трех случаев: первый - когда его отзывает правительство пославшей страны; второй - когда его высылает страна пребывания; третий - когда его убивают.
За десять лет своей службы в Иране я мог оказаться во всех этих ситуациях и сейчас вам об этом расскажу". Естественно, слушатели с интересом ждали продолжения рассказа. При этом они усвоили главную мысль выступающего: профессия посла сложна и опасна. В основной части излагается сама тема. Композиция основной части должна отвечать логическому требованию последовательности см. Второй принцип композиции - усиление воздействия. Материал должен располагаться так, чтобы интерес слушателей постоянно нарастал.
Третье требование к композиции - экономия средств: достичь цели выступления за минимальное время, привлекая лишь самый необходимый материал. Способ изложения темы зависит от ее содержания, цели выступления, вкуса оратора, специфики аудитории и других факторов. Здесь все дело в фантазии, вкусе, общей культуре оратора, который должен руководствоваться двумя принципами: 1. Минимальными средствами донести до слушателей основную идею выступления. Держать всё время слушателей в напряжении. Существуют следующие основные способы изложения: 1 ступенчатый - материал очередного вопроса базируется на предыдущем; 2 концентрический - рассмотрение данного явления со всех сторон; 3 спиральный - переход от общего, относительно поверхностного изложения вопроса к повторному, более детальному и глубокому анализу; 4 хронологический - рассмотрение процесса или явления в становлении; 5 логический - системно-структурный подход к явлению, без обращения к его истории; 6 дедуктивный - переход от общих положений к конкретной ситуации и вывод на основе этого; 7 индуктивный - переход от анализа фактов, явлений к обобщениям; 8 сравнение, сопоставление явлений, процессов или событий; 9 анализ проблемы. На практике эти способы изложения материала переплетаются, определяя композицию конкретного выступления.
Монолог оратора легче воспринимается, если в нём используются различные приемы ведения речи: обзор, описание, информация, пересказ, повествование, характеристика, размышление, пример, цитирование, обоснование и т. Эти композиционные приемы различаются манерой и темпом речи, ее стилистической и эмоциональной окраской, глубиной изложения, характером связи с аудиторией. Особенно ценны те приемы изложения, которые способствуют непосредственному взаимодействию со слушателями: прямые и риторические вопросы; обращение к собравшимся; вопросно-ответный ход, когда оратор задает вопросы, на которые сам же отвечает. Интересен прием диалогизации, при котором выступающий имитирует диалог с воображаемым оппонентом: "Мне могут возразить... Хотя композиция выступления и приемы изложения материала продумываются заранее, надо быть готовым к тому, что в реальной ситуации, возможно, придется отказаться от домашних заготовок и ориентироваться на состояние слушателей: задать вопрос, привести пример и т. Один из показателей удачного построения выступления - сам характер материала. Если, к примеру, оратор говорит о чем-то совершенно новом для слушателей, такую речь будет трудно воспринимать и осмыслить.
Сплошные теоретические выкладки утомляют слушателей, а выступление, перегруженное фактами, по словам Д. Менделеева который был замечательным лектором, много размышлял и даже экспериментировал в области ораторского искусства , напоминает костер, до того заваленный дровами, что он начинает затухать. Бывает, что выступающий все время "бьет по чувствам" собравшихся и в конце концов начинает их раздражать. Тот же, кто вовсе забывает, что перед ним живые люди и демонстрирует строго рациональный подход к проблеме, может вызвать неприязнь и скуку. Следует иметь чувство меры и при подборе фактов, примеров, направленности выводов. Негативная информация вызывает пессимистическое настроение, а одна лишь позитивная - недоверие слушателей. Гнеденко "Научно-технический процесс и математика".
Ораторское искусство лектора. Одним словом, важно соблюдать композиционную соразмерность материала: разумно сочетать старое и новое, теоретический и практический материал, позитивную и негативную информацию, рациональное и эмоциональное в выступлении. Заключение придает завершенность повествованию. В нём делается обобщение сказанного, формулируются частные и общие выводы. Самые распространенные композиционные недочеты выступления: 1 нет вступления или оно слишком затянуто; 2 изложение не подчинено главной идее; 3 непоследовательно или неинтересно построено изложение; 4 используется всего один-два приема изложения; 5 несоразмерность материала выступления; 6 нет заключения или, наоборот, оратор никак не может остановиться, время от времени обнадеживая слушателей словами: "Заканчивая свое выступление... Окончательный план отражает внутреннюю структуру выступления, а композиция - его воплощение в написанной или прозвучавшей речи. Работа над текстом выступления Известный русский судебный оратор П.
Пороховщиков П. Сергеич считал, что "не исписав... Работа над текстом необходима, если оратор неопытен или ему предстоит сложное выступление. Письменный текст позволяет упорядочить материал и лучше усвоить его, поработать над выразительностью речи. Это третий этап подготовки выступления. К написанию текста следует приступать, когда собран весь материал и составлен окончательный план выступления. При этом план и рассыпной конспект выполняют ту же роль, что для строителя чертеж дома и его блоки.
Работая над текстом выступления, используйте слова и обороты устной речи. Да-да, устной, так как в аудитории вам предстоит говорить, а не читать. Вот и нужно писать текст так, чтобы каждая фраза отлично воспринималась на слух. Начинайте писать текст с введения в тему. Зная будущих слушателей, нетрудно представить, как их лучше подвести к теме. Далее следует продумать и записать фразы, позволяющие перейти к основной части выступления. Проявите изобретательность в использовании различных приемов ведения речи!
При этом обращайтесь мысленно к своей аудитории, старайтесь выбрать такое изложение, которое ее заинтересует, и тот стиль речи, который наилучшим образом соответствует теме выступления и характеру аудитории. Еще раз продумайте, какие цифры, примеры, цитаты следует привести для яркого и убедительного раскрытия основной идеи выступления, как их подать. Обратите внимание на связки - продумывайте переходы от одной части к другой, к заключительной части выступления. В заключении информационного выступления обычно подводят итог сказанному, делают выводы или кратко повторяют материал. А в агитационных речах перед слушателями ставятся конкретные задачи или обращаются к ним с призывом; Завершить выступление помогает концовка - пожелание слушателям, яркая цитата, в которой звучит основная мысль выступления, афористичное высказывание и т. Хорошо воспринимаются и запоминаются выступления, в которых зачин первые фразы связан с концовкой - это так называемая рамочная структура выступления.. Возможно и юмористическое окончание выступления.
Вот пример, который приводит П. Доклад на тему "День в Конгрессе" был завершен такой шуткой: "Невзирая на всю сложность и несовершенства, Конгресс вполне доступен для непосредственного наблюдения, и в конце концов он таков, каким его создал народ. Не следует приходить в отчаяние от одного высказывания бывшего капеллана сената США Хэйла. Кто-то спросил его: "Доктор Хэйл, а вы молитесь за сенат? Юмористическая концовка хороша в том случае, если она подготовлена общей тональностью выступления и приводится не "для юмора", а для того, чтобы лучше донести "соль" всей речи. Пример неудачного заключения - банальные общие фразы, ради которых не стоило бы и собирать аудиторию, так как это и так всем известно. Как выступать без текста Подготовку выступления завершит усвоение материала.
На этом этапе окончательно отработанный текст следует прочитать несколько раз, чтобы запомнить логику развития темы и подобрать верную интонацию.
Организация рабочего совещания – дело тонкое
это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Стили проведения совещаний. От стиля проведения совещания зависят. Последний шаг в планировании деловой встречи – это репетиция реального совещания. Учтите тему совещания, характер участников и собственный опыт. Попробуйте представить всех участников в выбранном помещении. В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделяют краткий и полный протокол. В кратком не приводятся полные тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. это деловая встреча нескольких человек, преследующих общую цель. Словом «совещание» мы обозначаем и собрание, и заседание, и краткую деловую встречу – любую разновидность совещания. В английском языке для этой цели используется слово meeting. 1.2Классификация деловых совещаний. Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. СПИСОК Если в списке нет Вашего вуза, вернитесь сюда и купите найденный Вами вопрос, иногда предметы полностью совпадают в разных вузах. Какова цель выступления на деловом совещании: Выберите один ответ.
Роль и значение деловых совещаний
Целью данного реферата является – изучение основных аспектов делового совещания, поиск решений выше изложенных проблем и выявление негативных факторов, возникающих при проведении делового совещания. Постановка цели делового совещания. Тематика собраний в компаниях может быть абсолютно разной. Если говорить об отечественном бизнесе, то в среднем организации проводят совещания один раз в неделю. Среди форм делового общения выделяют деловые беседы, совещания, выступления и переговоры. СПИСОК Если в списке нет Вашего вуза, вернитесь сюда и купите найденный Вами вопрос, иногда предметы полностью совпадают в разных вузах. Какова цель выступления на деловом совещании: Выберите один ответ.
Эффективность корпоративных совещаний
Курение и перерывы. Заранее решите, когда сотрудникам можно и когда нельзя делать перерывы, выходить курить, звонить по телефону и т. Другие правила. Решите, какие еще правила необходимо установить в отношении совещаний. Рекомендуется разработать правила проведения совещаний на первой же встрече и представить их в наглядной форме. Составьте план действий Любое совещание должно заканчиваться составлением плана дальнейших действий. Выполнение каждого пункта следует поручить определенному сотруднику и назначить срок исполнения. Составьте повестку дня для следующего совещания В конце каждого совещания определяйте цели следующей встречи и составляйте «черновой» вариант повестки дня. Это займет всего несколько минут и позволит сэкономить значительное количество времени при подготовке следующего совещания. Оцените прошедшее совещание По завершении каждого совещания его следует оценить, даже если другие пункты повестки дня заняли больше времени, чем планировалось. В ходе оценки, помимо всего прочего, необходимо определить, выполнены ли поставленные задачи и что способствовало или мешало этому , и решить, что следует предпринять, чтобы следующее совещание прошло более эффективно.
Материал публикуется в сокращенном и адаптированном переводе с английского В процессе... We are sorry that this post was not useful for you!
Очень эффектно, если фраза, мысль, которой открывается совещание, будет использована и в его завершении. Обращаясь, ведущий называет участников по Имени - отчеству, по возможности подчеркивает их опыт и компетентность по соответствующему вопросу.
Председатель должен быть крайне внимателен не только к сути выступления, но и к тому, как каждое из них вписывается в общую конструкцию, как работает на достижение намеченной цели; не уводит ли в сторону. Организатор следит за регламентом, в ходе и после рассмотрения каждой проблемы кратко резюмирует выступления. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем идет речь, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс. Если оратор выходит за рамки вопроса, следует дипломатично остановить его.
Критическую оценку предложений дают или немедленно после речи, или, если используется метод «мозгового штурма», после высказывания всех идей. Следующий возможный этап совещания - принятие решений. Зачитывается заранее подготовленный проект решения, и участники совещания вносят свои коррективы, принимают его по результатам голосования. После принятия решений определяются лица, осуществляющие его исполнение и контроль.
Заканчивая собрание, ведущий может призвать всех к выполнению тех планов, программ, к достижению тех целей, к которым пришли в итоге; кратко резюмировать ход обсуждения; похвалить наиболее удачные идеи, деловые выступления; поблагодарить всех за продуктивную работу. Английский исследователь совещания Элан Баркер справедливо полагает, что постоянный анализ проводимых коллективных обсуждений ведет к получению прибыли. Оценка должна быть объективной, формулироваться всей группой на отдельной встрече, вне рамок собрания. Можно предложить участникам заполнить анкету, используя для ответов так называемую скользящую шкалу: нет 1 2 3 4 5 6 Да : -Было ли необходимо совещание?
Эффективность — количественная сторона совещаний сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,… , ее можно измерить и накапливать данные для последующего анализа. Результативность — качественная сторона совещаний подготовленность, своевременность, уровень и качество принимаемых решений и их исполнение , проявляется не сразу, а на интервале времени. Поэтому совещания могут быть внешне эффективными, но по существу — безрезультативными, и наоборот, результативными, но неэффективными. Начинать следует, очевидно, с устранения потерь и повышения эффективности, что постепенно приведет к росту результативности совещаний. В частности, на вопрос «Что делать для повышения эффективности совещаний? Без того, что называют корпоративной культурой, совещания действительно могут стать, как утверждает менеджерский фольклор, «хорошей заменой работы». Место совещаний в системе управления компанией Служебные совещания являются одним из центральных элементов в контуре управления компании.
Совещания, как площадка для личных встреч и обсуждения актуальных проблем, как метод активации способностей, снятия информационного неравенства и консолидации персонала, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты и телефонов, и теперь уже — телеконференций. Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя, как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании. Без тщательно подготовленных, эффективных совещаний, рабочее время в существенно большем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения частичного, половинчатого все тех же вопросов.
На совещании появляется реальная опасность «заговорить» решение. При коллективном решении отсутствует авторство и ослабевает ответственность за возможные последствия. Коллективное решение может быть излишне компромиссным. Решение, принятое на совещании, часто ориентировано на поддержание функционирования фирмы и редко направлено на принципиальное изменение ее деятельности и развитие. Организация деловых совещаний 2. Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности.
Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы о чем могут свидетельствовать частые совещания , проявления руководителем собственных качеств организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т. Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Следующим шагом в проведении совещания является выбор времени. Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину дня. Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.
Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе. Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. Значение при проведении делового совещания играет даже тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Менеджер и совещания.
Как провести эффективное совещание
Постановка цели делового совещания. Тематика собраний в компаниях может быть абсолютно разной. Если говорить об отечественном бизнесе, то в среднем организации проводят совещания один раз в неделю. — Насколько это возможно, отложите все звонки, предназначенные участникам встречи. Это определяет цели совещания; Кто и какую подготовительную работу должен вести. Порой целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д. Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов. Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации. цель совещания. Руководителям и специалистам, готовящим деловое совещание, необходимо руководствоваться общими принципами (правилами) организации деловых совещаний: 1. В организационной деятельности нет мелочей.